Introweken Universiteit Leiden

Drie introweken apps, één missie: de perfecte start van je studententijd

Een nieuwe stad, een nieuwe studie, een nieuwe start. Voor honderduizenden nieuwe studenten begint ieder jaar het avontuur met een introductieweek. Zooma bouwde voor alle startende Leidse studenten in vier agile sprints een groot systeem: zes native apps en drie uitgebreide backends, om die ervaring soepeler, slimmer én persoonlijker te maken.

Voor universiteiten en onderwijsorganisaties zijn introductieweken hét moment om studenten welkom te heten, te informeren en te verbinden. Maar hoe regel je inschrijvingen, communicatie, programma's, locaties en last-minute updates voor duizenden mensen? En hoe zorg je dat het persoonlijk en overzichtelijk blijft?

Samen met Universiteit Leiden ontwikkelden we een digitale oplossing op maat voor drie verschillende introductieweken: EL CID voor Nederlandstalige studenten in Leiden, OWL voor internationale studenten in Leiden, en HOP voor studenten in Den Haag. Elk evenement kreeg zijn eigen app, gebouwd op één flexibel en schaalbaar platform.

Eén platform, drie unieke ervaringen

Iedere student die zich inschrijft bij Universiteit Leiden ontvangt een e-mail met daarin een link naar een inschrijfpagina voor de juiste introductieweek. Daar kunnen ze hun deelname bevestigen én direct betalen. Zodra dat is geregeld, krijgen ze toegang tot hun specifieke app, EL CID, OWL of HOP, met alle informatie die ze nodig hebben.

Van plat programma naar slimme persoonlijke planning

Het is een grote uitdaging om de duizenden studenten ieder jaar in te delen in groepjes, en deze groepjes vervolgens te koppelen aan een mentorduo en te verdelen over de tientallen evenementen. Voorheen was dit voor het bestuur van de introductieweken een stressvolle en tijdrovende bezigheid, maar dat is met het nieuwe platform niet langer het geval. Met een druk op de knop wordt het algoritme aan de slag gezet om een optimale indeling te verzorgen. Met slimme parameters, zoals studie, nationaliteit, leeftijd, en meer, kan de bestuurder nog invloed uitoefenen op de groepsindeling. Als de groepjes klaar zijn, kunnen er eenvoudig mentoren aan gekoppeld worden. Daarna is het tijd om de groepjes automatisch over de evenementen te verdelen.

In de app zien de studenten wie hun groepsgenoten en mentoren zijn, en in welke evenementen ze zijn ingedeeld. Ook zijn er optionele evenementen, waar ze zich via de app voor kunnen inschrijven.

Alles binnen handbereik

Naast het programma bevat de app:

• Live updates en pushberichten
• Fotoalbums van eerdere en lopende events
• Studentendeals bij lokale horeca, studiegerelateerde zaken en winkels
• Interactieve kaarten met alle relevante locaties: universiteitsgebouwen, verzamelpunten, evenementlocaties, cafés, noem maar op.
• Evenementen met onderscheid tussen groepsevenementen, persoonlijke evenementen en workshops. Meld je eenvoudig aan voor events en stel je eigen programma samen.
• Profiel en persoonlijke info met onder andere het persoonlijke programma, optioneel een profielfoto voor je groepsgenoten, en een QR-code waarmee aan het begin van de week spullen kunnen worden opgehaald.

Studenten kunnen zien wie er in hun groep zit, wie hun mentoren zijn, en waar ze zich moeten melden. Alles eenvoudig en veilig binnen één app.

Met deze drie apps hielpen we duizenden studenten aan een vliegende start. Het toont wat er gebeurt als je technologie inzet met de mens centraal. Wil jij ook een maatwerkapp voor jouw organisatie, event of community? Wij bouwen graag met je mee.